Politique de confidentialité et protection des renseignements personnels

Engagement de confidentialité et cadre législatif

Canadian Funding Partners Inc. (« nous », « notre » ou « le cabinet ») accorde une importance primordiale à la protection de la vie privée, à la sécurité des données d’entreprise et à la confidentialité des renseignements personnels qui lui sont confiés.

Dans le cadre de nos activités de conseil en subventions, crédits d’impôt et financement public, nous sommes appelés à manipuler des renseignements corporatifs, financiers et techniques hautement stratégiques.

La présente politique de confidentialité expose de façon transparente nos pratiques relatives à la collecte, à l’utilisation, à la communication, à la conservation et à la protection de ces renseignements. Elle est établie en stricte conformité avec la législation fédérale canadienne, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), ainsi qu’avec la législation provinciale québécoise, en particulier la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) telle que modifiée par la Loi 25 (Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels).

Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément aux exigences impératives de la Loi 25 du Québec, la plus haute autorité de Canadian Funding Partners Inc. a désigné une fonction dédiée chargée de veiller au respect de la législation et à la sécurité des données au sein de l’organisation :

• Fonction officielle : Responsable de la protection des renseignements personnels
• Courriel de correspondance : support@canadianfunding.ca
• Adresse postale : Canadian Funding Partners Inc., Direction de la conformité, Toronto (Ontario) et Montréal (Québec), Canada

Toute personne souhaitant formuler une question, déposer une demande d’accès ou de rectification, ou signaler une préoccupation relative au traitement de ses renseignements personnels est invitée à communiquer directement avec notre Responsable à l’adresse courriel ci-dessus.

Renseignements personnels et corporatifs recueillis

Nous collectons uniquement les renseignements nécessaires à la conduite de nos mandats de conseil et à l’exploitation de notre plateforme numérique :

1. Coordonnées d’affaires : nom, prénom, titre professionnel, nom légal de l’entreprise, adresse courriel corporative, numéro de téléphone et adresse civique de l’établissement.
2. Informations financières et corporatives : masse salariale brute, état des dépenses de recherche et développement, bilan et état des résultats, Numéro d’entreprise du Québec (NEQ), numéro d’entreprise fédéral (NE), et historique des aides gouvernementales antérieures.
3. Données techniques et descriptifs de projets : documents de conception technologique, feuilles de route de développement logiciel, descriptifs d’essais expérimentaux et devis de formation de la main-d’œuvre.
4. Données de navigation Web : adresse IP anonymisée, type de navigateur, pages visitées et durée des sessions sur notre site Web, collectées au moyen de témoins de connexion soumis à votre consentement.

Fins et objectifs de la collecte de renseignements

Les renseignements recueillis sont exclusivement utilisés pour les finalités légitimes suivantes :

• réaliser un diagnostic préliminaire d’admissibilité aux programmes gouvernementaux d’aide financière;
• préparer, structurer et coordonner les demandes de subventions et les déclarations de crédits d’impôt pour le compte de votre entreprise;
• assurer le suivi administratif et répondre aux demandes d’éclaircissements émanant des organismes publics (ARC, Revenu Québec, Services Québec, ISDE);
• communiquer avec vous concernant l’avancement de vos dossiers, nos publications d’actualité réglementaire et nos services-conseils;
• satisfaire aux exigences légales, fiscales et comptables imposées par les autorités canadiennes de réglementation.

Témoins de connexion et gestion du consentement

Notre site Web utilise des témoins de connexion (cookies) et technologies similaires pour optimiser votre expérience de navigation et mesurer la performance de nos pages.

Conformément à la Loi 25 :

• les témoins strictement nécessaires au fonctionnement technique du site sont activés par défaut;
• les témoins de performance analytique ou publicitaire ne sont activés qu’après recueil de votre consentement explicite au moyen de notre bannière de gestion des témoins;
• vous pouvez modifier vos préférences de témoins ou retirer votre consentement à tout moment via les paramètres de votre navigateur ou notre interface de gestion des témoins.

Le refus de certains témoins analytiques n’entrave aucunement votre accès aux contenus informatifs de notre site.

Communication à des tiers et cabinets partenaires

Canadian Funding Partners Inc. ne vend, ne loue, ni ne diffuse vos données personnelles à des tiers à des fins promotionnelles.

Dans le cadre normal de l’exécution de nos services, les renseignements peuvent être communiqués aux tiers suivants :

• Les organismes gouvernementaux administrateurs : l’Agence du revenu du Canada (ARC), Revenu Québec, Services Québec, le Conseil national de recherches du Canada (CNRC) ou d’autres ministères compétents, uniquement sur la base de vos mandats formels et autorisations expresses.
• Nos cabinets partenaires spécialisés : Canadian Funding Partners aide les entreprises à repérer les programmes de financement pertinents et à coordonner leurs demandes avec des cabinets partenaires spécialisés. Lorsqu’un dossier nécessite une expertise comptable ou en ingénierie, les travaux concernés sont confiés à des professionnels dûment qualifiés au sein de ces cabinets, tous liés par des ententes contractuelles strictes de non-divulgation (NDA) et de conformité à la Loi 25.
• Nos fournisseurs de services technologiques : hébergement infonuagique sécurisé situé au Canada ou bénéficiant d’évaluations rigoureuses des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP).

Mesures de sécurité technique et organisationnelle

Nous appliquons des mesures de sécurité physiques, organisationnelles et technologiques rigoureuses pour prévenir tout accès non autorisé, perte, divulgation, copie ou modification de vos renseignements confidentiels :

• chiffrement systématique des données en transit (protocole TLS/HTTPS) et des données au repos sur nos serveurs;
• protocoles d’authentification multifactorielle (MFA) obligatoires pour tout accès à nos bases de données;
• contrôle d’accès strict selon le principe du moindre privilège, limitant l’accès aux seuls collaborateurs dont les fonctions le requièrent;
• sauvegardes régulières et tests de vulnérabilité périodiques sur nos infrastructures informatiques;
• engagement formel de confidentialité signé par l’ensemble de nos employés et collaborateurs.

Conservation et destruction sécurisée des données

Vos renseignements personnels sont conservés uniquement pendant la durée nécessaire à l’accomplissement des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou conformément aux délais de conservation imposés par la législation fiscale canadienne (notamment le délai légal de six ans prescrit par la Loi de l’impôt sur le revenu pour les pièces justificatives fiscales).

À l’expiration de ces périodes de conservation obligatoires, les renseignements personnels font l’objet d’une destruction sécurisée ou d’une anonymisation irréversible conforme aux meilleures pratiques de l’industrie, sous la supervision du Responsable de la protection des renseignements personnels.

Vos droits d’accès, de rectification et d’opposition

En vertu de la Loi 25 du Québec et de la LPRPDE fédérale, vous bénéficiez de droits reconnus sur vos renseignements personnels :

1. Droit d’accès : vous pouvez demander confirmation de la détention de renseignements vous concernant et obtenir une copie de ces données dans un format structuré et couramment utilisé.
2. Droit de rectification : vous pouvez exiger la correction de tout renseignement personnel incomplet, inexact ou équivoque.
3. Droit de suppression et de désindexation : vous pouvez demander la suppression de renseignements devenus obsolètes ou dont la collecte n’était plus autorisée.
4. Droit de retrait du consentement : vous pouvez retirer votre consentement à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels à tout moment, sous réserve de nos obligations contractuelles et légales.

Pour exercer ces droits, il vous suffit de transmettre une demande écrite accompagnée d’une preuve de votre identité à notre Responsable à : support@canadianfunding.ca. Nous répondrons à votre demande dans un délai maximal de 30 jours, conformément aux exigences légales.

Procédure de signalement des incidents de confidentialité

En conformité stricte avec la Loi 25 du Québec et la législation fédérale, Canadian Funding Partners a mis en place un protocole rigoureux de gestion des incidents de confidentialité :

• tout incident de sécurité impliquant des renseignements personnels fait l’objet d’une consignation immédiate dans notre registre officiel des incidents de confidentialité;
• si l’incident présente un risque de préjudice sérieux pour les personnes concernées, nous en avisons avec diligence la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI), le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, ainsi que les personnes visées;
• nous mettons promptement en œuvre toutes les mesures correctives raisonnables pour atténuer les conséquences de l’incident et empêcher sa récurrence.

Mise à jour de la politique et coordonnées officielles

Nous pouvons réviser la présente politique de confidentialité périodiquement pour refléter les évolutions de nos pratiques ou les modifications législatives. La date de dernière mise à jour indiquée en tête de page atteste de la version en vigueur. Les modifications substantielles feront l’objet d’un avis visible sur notre site Web.

Pour toute question, commentaire ou réclamation concernant la présente politique ou la gestion de vos données, veuillez contacter notre Responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse suivante :

Courriel : support@canadianfunding.ca
Canadian Funding Partners Inc.
Direction de la conformité et de la protection des données